In der Prozessoptimierung ist der erste Schritt oft der entscheidendste: Die Identifikation der richtigen Stakeholder. Denn nur wer die relevanten Akteure kennt, versteht auch die Anforderungen, Interessen und Herausforderungen eines Prozesses. In diesem Artikel zeige ich dir ein praxiserprobtes Vorgehensmodell zur Stakeholder-Ermittlung – und wie du darauf aufbauend in die Prozessaufnahme und -optimierung startest.
Warum Stakeholder so wichtig sind
Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse am Prozess haben – weil sie ihn beeinflussen, von ihm betroffen sind oder Ergebnisse erwarten. Ohne sie fehlt dir das vollständige Bild. Das kann zu Fehlentscheidungen, Widerständen oder ineffizienten Lösungen führen.
Vorgehensmodell zur Stakeholder-Ermittlung
Hier ein strukturierter Ablauf, wie du die relevanten Stakeholder identifizierst:
1. Prozessrahmen definieren
Bevor du Stakeholder suchst, musst du wissen, welcher Prozess betrachtet wird, welche Zielsetzung du verfolgst und wo die Prozessgrenzen liegen.
Tipp: Halte Ziel, Start- und Endpunkt des Prozesses schriftlich fest.
2. Stakeholder brainstormen
Erstelle eine erste Liste potenzieller Stakeholder. Dabei helfen folgende Leitfragen:
- Wer führt den Prozess aus?
- Wer liefert Input?
- Wer erhält Output?
- Wer trifft Entscheidungen im oder über den Prozess?
- Wer könnte ein Interesse an der Prozessveränderung haben?
Nutze gern ein Whiteboard, eine Mindmap oder ein digitales Tool wie Miro oder Lucidchart.
3. Stakeholder kategorisieren
Ordne die Stakeholder nach Einfluss und Betroffenheit. Eine einfache Stakeholder-Matrix (hoch/niedrig Einfluss vs. hoch/niedrig Interesse) hilft dir, Prioritäten zu setzen:
- Schlüsselakteure (hoch/hoch): eng einbinden
- Beeinflusser (hoch/niedrig): regelmäßig informieren
- Betroffene (niedrig/hoch): gezielt einbinden
- Periphere (niedrig/niedrig): auf dem Radar behalten
4. Rollen und Erwartungen klären
Führe Interviews oder kurze Workshops mit den Schlüsselakteuren. Kläre:
- Welche Rolle spielen sie im Prozess?
- Welche Herausforderungen sehen sie?
- Welche Ziele verfolgen sie?
Ziel: Verständnis aufbauen, Vertrauen gewinnen und frühzeitig Widerstände erkennen.
Erste Schritte zur Prozessaufnahme und -optimierung
Sobald die Stakeholder feststehen, startest du mit der eigentlichen Prozessarbeit:
Schritt 1: Ist-Prozess aufnehmen
Nutze Methoden wie:
- Interviews mit Prozessbeteiligten
- Workshops mit Swimlane-Diagrammen
- Gemba-Walks (Prozessbeobachtung vor Ort)
- Dokumenten- und Systemanalyse
Ergebnis: Eine transparente Darstellung des aktuellen Prozesses mit Stärken, Schwächen und Engpässen.
Schritt 2: Pain Points und Potenziale identifizieren
Gemeinsam mit Stakeholdern analysierst du:
- Wo hakt der Prozess?
- Was sind unnötige Schleifen oder Wartezeiten?
- Wo entstehen Fehler, Mehraufwand oder Frust?
Schritt 3: Zielbild und Verbesserungsansätze entwickeln
Formuliere ein Zielbild des Soll-Prozesses – am besten visualisiert. Identifiziere Quick Wins, langfristige Maßnahmen und benötigte Ressourcen.
Fazit
Die Auswahl der richtigen Stakeholder ist kein Nebenbei-Thema, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor für jede Prozessoptimierung. Mit dem vorgestellten Vorgehensmodell schaffst du die Basis für eine fundierte, praxisnahe Prozessaufnahme und trägst maßgeblich dazu bei, dass Verbesserungen auch wirklich greifen.
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